Tác phong làm việc trong công ty Nhật

Văn hóa cúi chào:

Đây là văn hóa đầu tiên cũng như căn bản nhất của người Nhật. Nhất là trong các công ty Nhật Bản, việc thường xuyên cúi chào cấp trên và đồng nghiệp sẽ giúp bạn dễ dàng nhận được thiên cảm cũng như thể hiện sự tôn trọng của bạn đối với mọi người.

Các lưu ý khi chào hỏi với người Nhật:

– Không cúi đầu mà để thẳng lưng và gập người ở phần thắt lưng.

– Cách để tay khi chào:

 + Phái Nam: để hai tay thả lỏng hai bên hông

 + Phái Nữ: để hai tay nắm nhẹ phía trước người để thể hiện sự lịch sự và trang nhã.

– Hãy mỉm cười với đối phương khi chào hỏi

– Khi chào hỏi nên nói thật to và rõ ràng để thể hiện sự tự tin và lịch sự với người đối diện (không nên nhìn chằm chằm vào mắt đối phương). Điều này sẽ giúp bạn gây ấn tượng với mọi người trong lần đầu gặp mặt.

Đặc biệt, đối với cấp trên hoặc khách hàng quan trọng cũng như đồng nghiệp cùng cấp bậc nhưng đã làm lâu năm thì khi chào hỏi bạn nên cúi chào thấp người hơn để thể hiện sự kính trọng đối với họ.

Giao tiếp bằng danh thiếp:

Giao tiếp bằng danh thiếp được coi là một tác phong vô cùng cơ bản nhưng không kém phần quan trọng trong các công ty Nhật.

Danh thiếp rất được coi trọng trong lần gặp nhau đầu tiên, đặc biệt là trong việc hợp tác làm ăn, các buổi đàm phán, hội họp,…Người có cấp cao hơn sẽ đề nghị trao đổi danh thiếp trước tiên. Một số lưu ý khi giao tiếp bằng danh thiếp để thể hiện sự lịch sự và trang trọng:

– Nên cúi người khi bắt đầu trao danh thiếp để thể hiện tôn trọng đối với đối phương.

– Trao danh thiếp bằng hai tay và nên cầm ở hai góc danh thiếp cũng như hướng về phía đối phương

– Nên cầm danh thiếp sao cho đối phương có thể nhìn được thông tin.

– Vừa trao danh thiếp vừa mỉm cười và giới thiệu tên, chức vụ và cơ quan làm việc.

– Trao danh thiếp ở tư thế nghiêm trang, không nên ngồi để trao danh thiếp.

Sau khi nhận danh thiếp, lúc đang trao đổi và nói chuyện thì bạn nên để tạm trên bàn nhưng sau đó phải thể hiện sự lịch sự với người mình gặp bằng cách giữ gìn cẩn thận danh thiếp của họ. Không nên bỏ danh thiếp người khác vào túi quần mà để vào túi đựng danh thiếp.

Tác phong – Hình thức:

Người Nhật rất coi trọng hình thức – tác phong bên ngoài.  Trang phục mà bạn mặc phải phù hợp với hoàn cảnh, gọn gàng, sạch sẽ. Nó ảnh hưởng ít nhiều đến uy tín của cá nhân và của công ty bạn.

Giao tiếp thông qua điện thoại:

Tác phong ứng xử qua điện thoại tưởng chừng đơn giản nhưng thật sự rất khó và góp phần quan trọng đến sự chuyên nghiệp của cả công ty.

Khi có cuộc gọi đến, để đảm bảo tính chuyên nghiệp thì sau khi reo hồi chuông 1, 2 bạn nên bắt máy và trao đổi ngay với khách hàng hoặc người đang bên kia đầu dây. Nếu bạn không nghe kịp trong 3 hồi chuông thì khi bắt máy điều đầu tiên bạn nên nói xin lỗi, sau đó giới thiệu bản thân , công ty và tiếp đến giải đáp các câu hỏi của đối tác.